برخی ارزیابی‌شوندگان به دلیل نا آشنا بودن با کانون ارزیابی و روش‌ها و کارکردهای آن، قبل از ورود به کانون دچار نگرانی و استرس می-شوند. این در حالی است که در پایان ارزیابی و هنگام بیرون آمدن از کانون ارزیابی، به خود می‌گویند: کاش قبلاً می‌دانستم! کاش کمی مطالعه می‌کردم! و…
انجام تمرین‌ها و آزمون‌های کانون برای ارزیابی‌شوندگان نسبتاً دشوار است. مگر این‌که از قبل بداند در روز کانون چه نوع تمرین‌ها و آزمون‌هایی را باید انجام دهد و برای این کار خود را آماده نماید. هدف این راهنما برطرف کردن ناآگاهی‌ها و به اشتراک گذاشتن تجارب موثق در مورد چگونگی کار یک کانون ارزیابی است. این‌که ارزیابی‌شوندگان با چه دانش و اطلاعاتی وارد کانون شوند تا نتیجه کارشان با موفقیت توأم گردد. از این رو، مطالعه این راهنما به شما توصیه می‌شود. امید است مفید واقع شود.
قابل توجه ارزیابی‌شوندگان:
یک روز کانون مملو از فعالیت‌هایی برای ارزیابی‌شوندگان است. کانون می‌خواهد ببیند که آنان تحت فشارکاری سنگین چگونه عمل می‌کنند؟ در واقع، یک روز پر مشغله همانند موقعیت شغل واقعی، شبیه‌سازی می‌شود.
– شما هم به کانون ارزیابی دعوت شده‌اید؟
– می‌خواهید بدانید که چه رویدادی در انتظار شما است؟
– ارزیابان کانون به دنبال چه هستند؟
– چگونه خود را برای حضور در کانون و ارزیابی آماده نمایید؟
یک روز کانون مملو از فعالیت‌هایی برای ارزیابی‌شوندگان است. کانون می‌خواهد ببیند که آنان تحت فشارکاری سنگین چگونه عمل می‌کنند؟ در واقع، یک روز پر مشغله همانند موقعیت شغل واقعی، شبیه‌سازی می‌شود.
– شما هم به کانون ارزیابی دعوت شده‌اید؟
– می‌خواهید بدانید که چه رویدادی در انتظار شما است؟
– ارزیابان کانون به دنبال چه هستند؟
– چگونه خود را برای حضور در کانون و ارزیابی آماده نمایید؟
ده نکته برای حضور موفق در کانون‌های ارزیابی
کانون ارزیابی با توجه به نوع ارزیابی‌ها می‌تواند از نیم روز تا دو یا سه روز طول بکشد و شامل انجام مجموعه‌ای از فعالیت‌ها، تمرین‌های ساختاریافته و شبیه‌سازی شده شغل و محیط کار است. مانند ارائه شفاهی، ارائه کتبی، ایفای نقش، بحث گروهی، مطالعه موردی و … .
وظایف شما در روز ارزیابی نوشته و آماده شده است. مجموعه‌ای از شایستگی‌های از پیش مشخص‌شده، توسط تعدادی ارزیاب در شما سنجش و ارزیابی خواهد شد. گذراندن یک روز یا بیشتر در کانون ارزیابی و کار کردن تحت شرایطی موشکافانه می‌تواند دشوار و خسته‌کننده باشد. اما آماده‌سازی قبل از این روز، بهترین عامل برای کسب موفقیت شما خواهد بود. در این راستا، حتماً به ده توصیه زیر عمل کنید:
۱- بدانید که انتظار چه چیزی را داشته باشید.
دعوت‌نامه خودتان را برای حضور در کانون ارزیابی به دقت مطالعه کنید تا بدانید که:
– در روز ارزیابی چه اتفاقی رخ خواهد داد.
– چه نوع تمرین‌ها و فعالیت‌هایی انجام خواهید داد.
– اگر باید مطلبی را برای ارائه در کانون (مانند متن یک ارائه شفاهی) همراه داشته باشید، آن را آماده کنید.
– اگر لازم است مدارک، مستندات و… با خودتان به کانون ببرید، آن‌ها را فراهم نمایید.
– اگر موضوع کانون و وظایف شما، برایتان روشن نیست، برای کسب اطلاعات بیشتر با مدیر سازمانتان تماس بگیرید.
– جستجو در اینترنت و کسب اطلاعات از دیگران برای آگاهی از وظایف و اقدامات کانون‌های ارزیابی می‌تواند مفید باشد.
۲- درباره شغل و سازمانتان تحقیق کنید.
پیش از حضور در کانون ارزیابی، وظایف مربوط به شغلی را که می‌خواهید به آن انتصاب یابید و نیز اهداف، ساختار و مأموریت‌های سازمانتان را مطالعه نمایید تا مطمئن شوید درک واقعی و عمیقی از آن‌ها کسب کرده‌اید. برای این‌کار:
– اسناد بالادستی، مأموریت، چشم‌انداز و اهداف سازمان را مطالعه کنید.
– به وب‌سایت سازمان مراجعه نمایید.
– شرح شغل یا سمت مدیریتی مورد نظر را به دقت مطالعه کنید.
– مطالب خبری مربوط به سازمانتان را جستجو و مطالعه کنید.
– با کارکنان سازمانتان در موضوعات بالا صحبت کنید.
3- رزومه خود را تهیه کنید.
لازم است رزومه‌ای برای خودتان تدوین نمایید و مطمئن شوید که تمام اطلاعات ارائه شده، دقیق و واقعی است. خصوصاً آن را با جزییات به ذهنتان بسپارید.
مصاحبه در زمره تمرین‌های کانون ارزیابی است، ارزیابان احتمالاً از رزومه شما به عنوان نقطه شروع استفاده می‌کنند. بنابراین آماده‌باشید که از هر نقطه‌ای که شروع کردند با آنان وارد صحبت شوید و پاسخ مناسب ارائه دهید. اگر از شما خواسته‌شده است برای روز ارزیابی رزومه خود را به همراه داشته باشید، هرگونه اصلاح یا اصلاحاتی را که لازم است، انجام دهید تا بتوانید به نحو مطلوب خود را معرفی کنید.
4- شایستگی‌ها و توانایی‌هایی خودتان را بررسی کنید.
در طول روز ارزیابی، ارزیابان شما را در زمینه شایستگی‌ها و قابلیت‌های کلیدی ارزیابی می‌کنند تا پی ببرند برای شغل یا سمت مدیریتی مورد نظر، توانایی‌های لازم را دارید یا خیر؟ بنابراین شایستگی‌ها و توانایی‌هایی که به دنبال آن هستند را موردمطالعه و موردتحقیق قرار دهید و بر خود مسلط شوید. در واقع، باید مطمئن شوید که می‌توانید شایستگی‌های کلیدی خودتان را نشان دهید.
۵- ارائه شفاهی بی‌نقص شما ضروری است.
این احتمال وجود دارد که لازم باشد در روز ارزیابی یک ارائه شفاهی داشته باشید. برای این کار:
– ارائه شفاهی را از هر لحاظ تمرین کنید، در این صورت، اعتماد به نفس بیشتری خواهید داشت.
– ارزیابان ممکن است اطلاعاتی را در مورد آنچه که باید ارائه کنید، به شما بدهند، پس آماده‌باشید آن اطلاعات را برای ارائه، ساخته‌وپرداخته نمایید.
– مطمئن شوید چه تجهیزاتی را برای ارائه در اختیار شما قرار خواهند داد. در این صورت پاورپوینت، اسلاید، چارت، گراف و… را برای ارائه خوب آماده کنید و یا نحوه استفاده از آن‌ها را تمرین نمایید.
– برای ارائه شفاهی، از بیان ساده و واضح استفاده کنید.
– تا جایی که ممکن است متن ارائه خودتان را به حافظه بسپارید. تنها به یادداشت متکی نباشید.
– قبل از روز ارزیابی، چند بار ارائه خودتان را با صدای بلند تمرین کنید. ضمن آن، مدت ارائه را نیز تخمین و یا تعیین نمایید.
۶- نوع آزمون‌های ارزیابی رفتار و شخصیت را شناسایی کنید.
بررسی کنید چه نوع آزمون‌هایی در کانون ارزیابی از شما به عمل می‌آید. این اطلاعات ممکن است در دعوت‌نامه از سوی کانون ارزیابی به شما داده شده باشد. زمانی که بدانید چه نوع تست‌هایی به عمل می‌آید، انتظار آن را خواهید داشت و دچار استرس نخواهید شد.
۷- اطلاعات لازم را درباره مصاحبه جمع‌آوری نمایید.
اگر در برنامه ارزیابی شما مصاحبه هم پیش‌بینی شده است، سعی‌کنید تا آنجا که می‌توانید درباره مصاحبه اطلاعات و جزئیات بیشتری کسب کنید:
– آیا توسط یک تیم ارزیاب و براساس مدل شایستگی‌های شغل مورد نظر مورد مصاحبه قرار می‌گیرید؟
– طول مدت مصاحبه چند دقیقه است؟
– آیا مصاحبه برای ارزیابی عمیق و دقیق صورت می‌گیرد؟ یا بیشتر یک گپ و گفت غیررسمی در مورد این است که روز ارزیابی چگونه بر شما گذشته است؟
– دقت کنید که مهارت‌ها و شایستگی‌های لازم برای مصاحبه را شناسایی کنید و مثال‌هایی را برای ارائه به ارزیابان (در جریان مصاحبه) آماده کنید.
– از تکنیک استار برای ساختار پاسخ‌های خود بطور مؤثر استفاده کنید.
– سؤالات مصاحبه را با صدای بلند پاسخ دهید تا اطمینان حاصل کنید که پاسخ‌های شما واضح، مختصر و با اعتماد به نفس بیان شده است.
– برای آماده شدن بیشتر، مطالبی درباره مصاحبه مطالعه کنید.
تکنیک STAR
یکی از تکنیک‌های انجام مصاحبه مبتنی بر شایستگی‌ها، تکنیک STAR است. در این تکنیک در چهار مرحله پرسش‌هایی از ارزیابی‌شونده پرسیده می‌شود. شامل:
Situation : فرد در چه شرایط و موقعیتی قرار داشته است؟
Task : در موقعیت مذکور چه سهم، نقش و وظیفه‌ای داشته است؟
Action : چه کرده است؟
Results : چه نتایجی به بار آمده است؟
یکی از تکنیک‌های انجام مصاحبه مبتنی بر شایستگی‌ها، تکنیک STAR است. در این تکنیک در چهار مرحله پرسش‌هایی از ارزیابی‌شونده پرسیده می‌شود. شامل:
Situation : فرد در چه شرایط و موقعیتی قرار داشته است؟
Task : در موقعیت مذکور چه سهم، نقش و وظیفه‌ای داشته است؟
Action : چه کرده است؟
Results : چه نتایجی به بار آمده است؟
۸- موفقیت در تمرین‌های گروهی را تمرین نمایید.
عملکرد شما در تمرین‌های گروهی برای کسب موفقیت حیاتی است، زیرا ارزیابان در جستجوی این هستند که ببینند چگونه به عنوان عضوی از گروه، کار می‌کنید. برای تمرین‌گروهی مطلوب، این نکات را رعایت نمایید:
– به یاد داشته باشید که اعضای تیم رقابت نمی‌کنند، اگر همه شما خوب عمل نمایید، توانسته‌اید وظایفتان را انجام دهید.
– اگر چه عملکردتان به طور طبیعی در ذهن شما قرار دارد، مهم این است که شما از دیگر اعضای گروه حمایت کنید و آنان را به مشارکت تشویق کنید.
– وظیفه گروه ممکن است شامل بحث درباره یک موضوع، یک مشکل و… باشد و سپس ارائه راه‌حل مناسبی برای حل آن مشکل. سعی کنید بفهمید چه نوع تمرین‌گروهی در روز ارزیابی انجام خواهید داد.
– اعتماد به نفس خود را در تمرین‌گروهی نشان‌دهید و از اظهار نظر و ارائه ایده‌های خود نترسید.
– به دیگران فرصتی برای مشارکت در فعالیت گروهی بدهید.
– تلاش کنید به تمام ایده‌ها با احترام رفتار کنید.
۹- مواظب سلامتی خودتان باشید.
کانون ارزیابی آزمون توانایی‌های ذهنی و حرفه‌ای شما است. احتمالاً پس از روز ارزیابی احساس خستگی خواهید کرد. بنابراین، مهم است که مراقب سلامت روحی و ذهنی خود باشید. بهتر است به موارد زیر عمل کنید:
– شب قبل از مراجعه به کانون ارزیابی برای تمرکز کافی، خوب بخوابید.
– یک رژیم غذایی سالم در یکی دو روز منتهی به کانون ارزیابی به شما کمک خواهدکرد، بهترین عملکرد را داشته باشید.
– به یاد داشته باشید روز مراجعه به کانون، صبحانه خوبی صرف کنید تا از کاهش انرژی جلوگیری کند.
– مقدار زیادی آب بنوشید.
– تمرین منظم در هفته قبل از مراجعه به کانون ارزیابی، به کاهش اضطراب و استرس کمک می‌کند.
– سعی کنید روزهای قبل، کمی پیاده‌روی کنید.
۱۰- برنامه‌ریزی برای ورود و فعالیت در کانون ارزیابی را فراموش نکنید.
تقریباً تمامی سازمان‌ها از ارائه نتایج و بازخورد کانون ارزیابی، خوشحال هستند. زیرا کانون‌های ارزیابی آن‌ها را در پیدا کردن مناسب‌ترین فرد برای یک شغل به خوبی کمک می‌کنند.
ارزیابی‌شوندگان اعم از مدیران، کارشناسان، نامزدهای استخدام و… باید برای موفقیت در ارزیابی، مواردی را مورد توجه قراردهند. از جمله:
– برنامه‌ریزی کنید که چطور به کانون ارزیابی بروید. برنامه مناسبی برای سفر خود تدارک ببینید.
– در زمان مقرر به محل برسید. سعی کنید زودتر از زمان مشخص شده به طرف کانون ارزیابی حرکت نمایید. تأخیر هواپیما، قطار و… را در نظر بگیرید.
– حرفه‌ای عمل کنید. سعی‌کنید مانند کارمندان با تجربه، رفتار نمایید. لبخند بزنید، با اعتماد به نفس باشید.
– در روز ارزیابی، لباس مرتب و رسمی بپوشید. انتخاب نوع لباس، می‌تواند به ارزیابی و کاهش استرس کمک کند.
– در روز ارزیابی با هر کسی ملاقات می‌کنید، دوستانه رفتار کنید. سعی کنید توجه آنان را به خود جلب کنید.
– در حین معرفی خود و نیز با افراد حاضر در کانون راحت باشید، در عین حال خونسردی خود را حفظ کنید و تمرکز داشته باشید.
– در طی تمرین‌های ارزیابی، شجاع باشید (اما بر دیگران مسلط نشوید یا آنان را تضعیف نکنید).
– اگر اشتباهی مرتکب شدید به سرعت موضوع را اصلاح کنید. ارزیابان انتظار ندارند که شما در تمام زمینه‌ها کامل باشید، اما سعی کنید کمتر دچار خطا شوید.
– در تمرین‌های گروهی، سعی کنید سایر ارزیابی‌شوندگان را به مشارکت و همکاری تشویق کنید. ارزیابان می‌خواهند شواهدی از مهارت-های رهبری و کار تیمی شما را مشاهده کنند.
– با تحقیق درباره شغل، سازمان و دانش مدیریت، خود را برای ارزیابی در کانون ارزیابی آماده‌کنید.
– به یاد داشته باشید که همه امور کانون برای ارزیابی از ارزیابی‌شونده در خصوص شایستگی‌ها طراحی شده‌اند. خودتان را درباره دانش و مهارت‌ها و شایستگی‌های مورد نیاز، براساس مدل شایستگی‌ها آماده نمایید (وضعیت، وظایف، اقدامات و نتیجه).
– با کارکنان کانون و خصوصاً ارزیابی‌شوندگان از همان لحظه‌ای که از در وارد می‌شوید، همکاری و مشارکت کنید.
– بررسی و مطالعه پیرامون تمرین و روش‌های ارزیابی ضروری است.
– به یاد داشته باشید که شما با سایر ارزیابی‌شوندگان رقابت نمی‌کنید. بلکه با آن‌ها همکاری می‌کنید.
شش نکته برای موفقیت در ارزیابی
با رعایت نکات زیر شانس خود را برای کسب موفقیت در ارزیابی به حداکثر برسانید:
1- مطالعه موردی
مطالعه موردی برای سنجش این است که ارزیابان بدانند شما چطور با مسائل مربوط به انجام یک شغل (مورد نظر) برخورد می‌کنید و چطور راه‌حل‌های خود را برای حل این مسائل ارائه می‌نمایید. این کار ممکن است به صورت انفرادی یا گروهی انجام شود. برای موفقیت به شما توصیه می‌شود:
– مطالب خواندنی در موردمطالعه موردی را در کتب، مطبوعات، وب سایت‌ها و… جستجو کنید و بخوانید.
– از اخبار و مطالب مرتبط با شغل مورد نظر مطلع شوید.
2- تمرین‌های گروهی
این تمرین‌ها معمولاً به کار گرفته می‌شوند تا دریابند که شما چگونه با یک تیم، کار خواهید کرد و چگونه به منظور حل یک مشکل با آنان ارتباط برقرار خواهید نمود.
برای کسب موفقیت به شما توصیه می‌شود:
– یک عضو خوب و مؤثر تیم باشید و در تمرین‌های ارزیابی مطلوب عمل نمایید.
– در فعالیت‌های گروهی مشارکت کنید و مهارت‌های رهبری خود را نشان دهید.
– اگر خجالتی هستید، سعی کنید به هر شکل، ایده‌های خود را به تیم منتقل کنید.
– مطمئن باشید هر فردی شانس مشارکت در تیم را دارد و دیگران به دنبال شنیدن نظرات وی می‌باشند.
3- تمرین کارتابل یا کازیه
ممکن است با دادن تمرین کارتابل یا کازیه به شما در طول ۳۰ دقیقه تا چند ساعت که موضوع آن مشابه وظایف شغل است، تحت‌فشار قرار بگیرید. شما باید تمام اطلاعات داده شده را مرتب و اولویت‌بندی کنید و ضروری‌ترین اقدام را انتخاب و انجام دهید. در این ارزیابی، معمولاً تمرکز و توانایی تفکر شما، ارزیابی خواهد شد.
برای کسب موفقیت به شما توصیه می‌شود:
– در ابتدا، کارهای محوله را بخوانید و تشخیص دهید کدام یک نیاز به اقدام فوری دارند.
– بسته به ضرورت، اولویت‌ها و تصمیم‌‌های مناسب درباره اقدام و وظایف را ارائه دهید.
– زمان را به گونه‌ای مدیریت کنید که بتوانید همه چیز را در کارتابل به پایان برسانید، اما مراقب باشید که هرگونه اطلاعات ضروری را از دست ندهید.
– اگر به نوشتن یک نامه به عنوان اقدام برای انجام یکی از کارها نیاز است، از فرمت رسمی استفاده کنید.
4- تمرین‌های نوشتاری
این تمرین‌ها برای سنجش مهارت‌های حرفه‌ای و نحوه ارسال پیام‌های شما از طریق ایمیل و دیگر متون کتبی مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای موفقیت به شما توصیه می‌شود:
– افکار خود را سازماندهی کنید و بر مهم‌ترین قسمت کار تأکید کنید.
– از لحن رسمی و شرایط شغلی استفاده کنید.
– مستقیم به اصل مطلب بپردازید. ممکن است از شما بخواهند که یک مطلب، مقاله، گزارش یا توصیه بنویسید. در هر صورت وارد مطلب حاشیه‌ای نشوید.
– اگر وقت اضافه آوردید، برای اطمینان کارتان را مرور کنید.
5- مصاحبه
در کانون‌های ارزیابی معمولاً مصاحبه مبتنی بر شایستگی انجام می‌شود که ممکن است شامل آخرین تجارب شغلی، سوابق تحصیلی، مطالعات و… شما را مورد بررسی قرار دهد. برای این ارزیابی از هر جهت خود را آماده کنید. تجارب، ایده‌ها، سوابق تحصیلی و… را آماده کنید تا در هنگام ارزیابی مطرح نمایید.
6- آزمون‌های ارزیابی
شما می‌توانید با استفاده از آزمون‌هایی که در اینترنت نیز موجود است، با ماهیت سؤالات در تست‌های مختلف ارزیابی آشنا شوید. چکیده‌نویسی، خلاصه‌گویی، استدلال، پرسشنامه و… را تمرین کنید. در نتیجه، از نظر ذهنی آماده خواهید شد و در روز کانون، بهت‌زده نخواهید شد.
برگرفته شده از کتاب: ” کانون ارزیابی و توسعه منابع انسانی”، نوشته دکتر تیمور مرجانی و محمدرضا عباسی، انتشارات جهاد دانشگاهی
1 دیدگاه در “توصیه‌هایی به ارزیابی‌شوندگان در کانون ارزیابی”
عالی بود
کامل و جامع بیان کردین.
سپاس فراوان